Die weltweite Finanzkrise rückt die Rolle innovativer IT in den Fokus. Führende IT-Unternehmensberatungen wie Gartner raten: Wer jetzt in intelligente Prozesse und Strukturen investiert, gewinnt auf lange Sicht. Innovative Technologien wie das digitale Diktat helfen, Geschäftsabläufe zu optimieren und Kosten zu sparen – und damit auch in härteren Zeiten die Weichen für verbesserte Wertschöpfung zu stellen.
Mit gezielten IT-Investitionen Prozesse optimieren: ein Rat, der gegenwärtig oft zu hören ist. Welchen Beitrag das digitale Diktat in diesem Zusammenhang leisten kann, lässt sich schwarz auf weiß ausrechnen. Eine Anwaltskanzlei mit 30 Anwälten und 15 Sekretärinnen, welche ihre analogen durch digitale Diktiergeräte ersetzt, kann pro Jahr ungefähr 143.000 Euro einsparen – dies jedenfalls prognostiziert der „Return-on-Investment“ Rechner von Philips Speech Processing. Das Unternehmen setzt angesichts der aktuellen weltweiten Turbulenzen in der Wirtschaft verstärkt auf eine Intensivierung des Trends „zum Diktat“. Denn gerade jetzt gilt es, wertvolle Kapazitäten für umsatzrelevante Tätigkeiten freizuhalten.
Genau hier setzt das digitale Diktat an: Schreibarbeit wandert wieder dorthin, wo sie am besten und schnellsten gelöst werden kann – zur erfahrenen Sekretärin. Eine Lösung, die mit „Fräulein, zum Diktat bitte!“ nichts mehr gemeinsam hat. Vielmehr sorgen moderne Diktiergeräte für effiziente Arbeitsabläufe, die allen Beteiligten Gewinn bringen. Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität, weil sie überall und zu jeder Zeit ihre Diktate aufzeichnen und übermitteln können – ob persönlich, per e-Mail oder per Handy. Und auch die Sekretärin kann effizienter agieren, weil sie Diktate in bester Sprachqualität erhält, mit guten Vorlagen arbeiten kann und sich damit viel Zeit erspart.
Sicher, gerade für viele junge Angestellte und Selbstständige ist eine solche Arbeitsteilung neu. Sind sie es doch gewöhnt, ihre unzähligen E-Mails und die Geschäftspost selbst zu erledigen. „Do it yourself“ gilt als modern, unabhängig und kollegial. Wachsen jedoch Arbeitsaufwand und Auftragsvolumen, stellt sich die Situation ganz anders dar. Dann wird das Know-how, das durch die tägliche Schreibflut geblockt wird, schnell zur kritischen Größe „Was dann zählt ist, dass man intelligenter und effizienter arbeitet und dass man die Hilfen in Anspruch nimmt, die man braucht“, sagt Christopher Seyffert, Marketing Director von Philips Speech Processing.
Ein Top-Unternehmensberater, der sein hohes Stundenhonorar darauf vergeudet, umfangreiche Korrespondenz zu tippen? Keine Seltenheit, sagt eine Studie des Henley Management College. Eine Umfrage des Instituts unter 180 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden ergab, dass diese bis zu zwei Stunden täglich mit E-Mails verbringen, also etwa 25 Prozent eines typischen Arbeitstages.
Würde man diese Zeit um ein Viertel reduzieren, - mit dem Einsatz von digitalem Diktat eine realistische Kalkulation - könnten beispielsweise bei einem Anwalt mit 240 Arbeitstagen 120 Arbeitsstunden einspart werden. Ließe sich die eingesparte Arbeitszeit in zusätzliche Mandate umsetzen, könnte bei einem Stundensatz von 125 EUR eine Ersparnis von 15.000 pro Anwalt und Jahr erreicht werden.
Ressourcen übergreifend optimieren
Moderne Diktatmanagementlösungen wie SpeechExec Enterprise und Diktiergeräte wie die Philips Digital Pocket Memo 9600 Serie helfen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen – ein handfester kostenrelevanter Faktor, der in kleinen Teams als auch in unternehmens-übergreifenden Netzwerken zum Tragen kommt. Schon jetzt zeichnet sich ab, dass der Weg weggeht von einzelnen Geräten hin zu übergreifenden Diktatmanagementlösungen, mit deren Hilfe man die Potenziale digitaler Sprachverarbeitung firmenweit nutzen kann: Lösungen, auf die alle Komponenten nahtlos aufsetzen. SpeechExec Enterprise mit seinen flexiblen, individuell skalierbaren Diktatmanagement-Modulen erlaubt es beispielsweise, den Schreibpool eines Konzerns für ein ganzes Land zu zentralisieren. Der Vorteil: Die Mitarbeiter/innen im Schreibdienst sind gleichmäßig ausgelastet, da jede Schreibkraft sich aus einer zentralen Liste Diktate zur Verarbeitung abrufen kann. Hinzu kommt: Krankheitsausfälle und Urlaubsvertretungen lassen sich besser managen, Wochenend- und Nachtdienste zentral planen.
Mehr Mobilität, mehr Flexibilität
Die hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen zeigt sich auch beim Thema Mobilität. Denn die Mitarbeiter sitzen längst nicht mehr nur hinter ihren Schreibtischen. Nach einer Intel-Studie etwa entfällt heute bereits durchschnittlich ein Drittel der Arbeitszeit an Arbeiten an anderen Orten – ein Trend, der nicht nur im Vertrieb und Kundenservice sichtbar ist und auf den flexibel reagiert werden muss. Philips Speech Processing richtet sich darauf mit einer Reihe zukunftsorientierter Features ein: Passwortschutz, Echtzeitdatenverschlüsselung sowie Benutzeridentifikation via PIN und PUK erhöhen die Datensicherheit. Die Downloadzeit vom mobilen Gerät ins Netzwerk wurde um 40% verringert. Smart Power Management sorgt für eine stark erhöhte Batterielebenszeit und ein schnelles Aufladen des Akkus, egal ob via USB oder an der Steckdose.
In Kombination mit innovativen Serverlösungen wie Citrix rechnet sich der Einsatz gleich doppelt. Die digitale Diktieranwendung lässt sich einfach, schnell und zuverlässig zur Verfügung stellen und die zentrale Verwaltung sorgt für geringeren Administrationsaufwand. Dank Citrix Infrastruktur, können Unternehmen das digitale Diktat noch schneller einführen – und die Randkosten im täglichen Betrieb, beispielsweise für Softwareadministration und Updates sind geringer. Anwender haben von jedem Netzwerkterminal aus Zugriff auf ihre Arbeitsumgebung. Somit führen mehr Komfort im täglichen Berufsleben und größere Freiräume zu handfesten Kostenersparnissen: alles Vorteile also, die das digitale Diktat gerade in turbulenten Zeiten zu einem „krisensicheren Helfer“ machen.
Digitale Sprachverarbeitung von Philips: Kosten-Nutzen-Rechnung auf einen Blick
Wie kann ich mit Hilfe des digitalen Diktats Arbeitsabläufe optimieren und dabei kräftig sparen? Der ROI Rechner von Philips Speech Processing ermöglicht es, diese Frage im Detail zu beantworten.
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